Verwerkersovereenkomst

Partijen en hoedanigheid

Deze overeenkomst wordt gesloten tussen de klantorganisatie die een FloraPass-account heeft (de verwerkingsverantwoordelijke) en de onderneming die op de pagina Juridische informatie wordt vermeld (de verwerker). Ze is van toepassing wanneer de verwerker persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke, en maakt deel uit van de Servicevoorwaarden.

Met de aanvaarding van de Servicevoorwaarden wordt ook deze overeenkomst aanvaard, zodat er geen handtekening nodig is om haar in werking te laten treden. Een verwerkingsverantwoordelijke van wie het eigen inkoopproces een medeondertekend exemplaar vereist — of een gelijkwaardig document op eigen briefpapier — kan er een aanvragen via support@florapass.eu.

De verwerker is een afzonderlijke en zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor account-, beveiligings- en dienstbeheergegevens, zoals beschreven in de Privacyverklaring. Deze overeenkomst is niet van toepassing op die verwerking.

Onderwerp, duur, aard en doel

Onderwerp en doel. Het leveren van het FloraPass-platform aan de verwerkingsverantwoordelijke: het bijhouden van zijn registraties van soorten, partijen en gewasbeschermingsbehandelingen; het vastleggen van zijn zendingen en van de klanten en leveranciers met wie hij handelt; het afdrukken van zending- en paspoortlabels; nagaan waar een partij naartoe is gegaan en terugroepacties voorbereiden; het aanmaken, afgeven, afdrukken, controleren, ongeldig maken en bewaren van registraties van EU-plantenpaspoorten; het indienen van royaltyopgaven; en, wanneer de verwerkingsverantwoordelijke die publiceert, het tonen van zijn beschikbaarheidslijst. Dit omvat de gegevens over marktdeelnemers, klanten, leveranciers, ontvangers en leveringen die aan die registraties zijn gekoppeld. De geaggregeerde, anonieme scanstatistieken die FloraPass de verwerkingsverantwoordelijke over zijn eigen paspoorten toont, bevatten geen persoonsgegevens; de onderliggende gegevens over bezoeken aan de controlepagina worden door FloraPass verwerkt als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in de privacyverklaring, en vallen daarom buiten de verwerking waarop deze overeenkomst betrekking heeft.

Aard van de verwerking. Verzameling — ingetypt in het portaal, geïmporteerd uit een bestand dat de verwerkingsverantwoordelijke uploadt, of via de API ontvangen uit de eigen systemen van de verwerkingsverantwoordelijke — opslag, structurering, het koppelen van zendingsregels aan partijen en aan klantgegevens, opvraging, weergave op labels, registers, terugroeplijsten en andere documenten, doorzending aan de personen met wie de verwerkingsverantwoordelijke een paspoort deelt, het tonen van een paspoort dat de verwerkingsverantwoordelijke heeft geleverd aan de ontvangende marktdeelnemer wanneer die marktdeelnemer de ontvangst ervan op FloraPass registreert, publicatie van de beschikbaarheidslijst aan iedereen die de link heeft zolang de verwerkingsverantwoordelijke de lijst heeft aangezet, het ontvangen van de bestelaanvragen die kopers via die lijst sturen, het per e-mail melden van elke aanvraag aan de gebruikers van het account, het namens de verwerkingsverantwoordelijke e-mailen van een koper die de aanvraag via de lijst met een e-mailadres heeft gestuurd: een ontvangstbevestiging van de aanvraag, een bericht wanneer de verwerkingsverantwoordelijke de aanvraag als zending accepteert en een bericht wanneer die de aanvraag afwijst, met de reden van de verwerkingsverantwoordelijke als die is opgegeven, het lezen van een bestelbericht dat de verwerkingsverantwoordelijke plakt om een bestelaanvraag voor te stellen die de verwerkingsverantwoordelijke controleert voordat hij die opslaat, en wissing — alles langs geautomatiseerde weg. Van een geüpload zendingsbestand worden alleen de kolommen bewaard die de verwerkingsverantwoordelijke aan een zendingsveld heeft gekoppeld; het bestand zelf wordt niet opgeslagen.

Duur. Zolang de verwerkingsverantwoordelijke een FloraPass-account heeft, vermeerderd met de bewaartermijn in “Verwijdering en teruggave” hieronder.

Categorieën van betrokkenen. De eigen gebruikers en medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke, onder wie de personen die hij voor zijn account uitnodigt en iedereen die de verwerkingsverantwoordelijke vermeldt als degene die een gewasbeschermingsbehandeling heeft uitgevoerd; de klanten en leveranciers van de verwerkingsverantwoordelijke voor zover het natuurlijke personen zijn, zoals eenmanszaken, en de contactpersonen bij zijn klanten en leveranciers; de personen die worden vermeld als ontvangers van de zendingen en paspoorten van de verwerkingsverantwoordelijke; de kopers die een bestelaanvraag sturen via de beschikbaarheidslijst van de verwerkingsverantwoordelijke of van wie de verwerkingsverantwoordelijke de bestelling invoert, en de contactpersonen die zij noemen; en de eventuele persoon die wordt geïdentificeerd door de openbare contactgegevens die de verwerkingsverantwoordelijke ervoor kiest te publiceren.

Soorten persoonsgegevens. Voor klanten en leveranciers: naam, adres, land, registratiecode, btw-nummer en locatienummer (GLN), en desgewenst een e-mailadres, een telefoonnummer en een contactpersoon. Voor zendingen: de naam van de bestemming, het afleveradres, het land en het locatienummer (GLN); de vervoerder en het trackingnummer; orderreferenties; welke gebruiker van de verwerkingsverantwoordelijke de zending heeft bevestigd of geannuleerd, de labels ervan heeft afgedrukt, de pakbon ervan heeft uitgegeven of de documenten ervan naar de klant heeft gemaild, via welk kanaal, en de opgegeven reden voor een annulering of een herdruk; welke gebruiker elk collo in het voertuig heeft geladen, en wanneer; en het adres waarnaar elke zo'n e-mail is gestuurd. Voor paspoorten en inkomende leveringen: de naam en het land van de ontvanger, en de naam van de leverancier. Voor bestelaanvragen via de beschikbaarheidslijst: het bedrijf van de koper en, voor zover de koper ze opgeeft, een contactpersoon, een e-mailadres, een telefoonnummer en een opmerking, met de gevraagde planten en aantallen en de taal van de gebruikte lijstpagina, en welke gebruiker van de verwerkingsverantwoordelijke de aanvraag heeft afgewezen en de opgegeven reden. Bestelaanvragen die de verwerkingsverantwoordelijke zelf invoert, bevatten dezelfde gegevens en welke gebruiker van de verwerkingsverantwoordelijke ze heeft ingevoerd. Een bericht dat de verwerkingsverantwoordelijke plakt om een aanvraag te laten voorstellen, wordt doorgegeven aan de subverwerker die het leest en wordt niet door FloraPass bewaard, behalve wat de verwerkingsverantwoordelijke houdt in de aanvraag die hij opslaat, zoals onderdelen die in de opmerking blijven staan. Identificatoren, namen en rollen van gebruikersaccounts en de authenticatiestatus, tweestapsverificatie inbegrepen; het e-mailadres van elke persoon die voor het account is uitgenodigd, bewaard tot de uitnodiging is aanvaard of ingetrokken, of tot 30 dagen nadat de link is verlopen; registratiecodes van marktdeelnemers; het adres en het btw-nummer van de marktdeelnemer, die als afzender op pakbonnen worden afgedrukt, en elke pakbon zoals hij voor het eerst is afgedrukt; de website, het contact-e-mailadres, het WhatsApp-nummer en het logo die de verwerkingsverantwoordelijke aan zijn openbare profiel toevoegt; en alle persoonsgegevens die de verwerkingsverantwoordelijke ervoor kiest in vrije tekstvelden in te voeren, zoals adressen, notities en redenen. De verwerkingsverantwoordelijke mag geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG invoeren, en de dienst is niet ontworpen om die te bevatten.

Beschikbaarheidslijst. Voor elke partij op voorraad toont de lijst de botanische naam, het partijnummer, de beschikbare hoeveelheid en de datum waarop die hoeveelheid voor het laatst is gewijzigd; die regels bevatten geen persoonsgegevens. De enige persoonsgegevens die de lijst kan tonen, zijn de naam van de marktdeelnemer en de website, het contact-e-mailadres, het WhatsApp-nummer en het logo die de verwerkingsverantwoordelijke toevoegt, voor zover die een natuurlijke persoon identificeren, bijvoorbeeld een eenmanszaak of het adres of nummer van een met naam genoemde medewerker. De lijst toont geen gegevens van klanten, leveranciers, ontvangers of zendingen, en anders dan bij de controle van paspoorten wordt bij het openen ervan geen scan- of bezoekgebeurtenis vastgelegd.

Verwerking op basis van schriftelijke instructies

De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, ook wat betreft doorgiften naar een derde land. Het gebruik van de dienst door de verwerkingsverantwoordelijke vormt, samen met de Servicevoorwaarden en deze overeenkomst, die instructies. Als de verwerker op grond van Unierecht of lidstatelijk recht verplicht is om op een andere grondslag te verwerken, stelt hij de verwerkingsverantwoordelijke daarvan vóór de verwerking in kennis, tenzij dat recht dit verbiedt. De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke in kennis als een instructie naar zijn mening inbreuk maakt op het gegevensbeschermingsrecht.

Vertrouwelijkheid

De verwerker zorgt ervoor dat iedere persoon die gemachtigd is om de persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke te verwerken, aan een geheimhoudingsplicht is gebonden, en verleent alleen toegang aan wie die toegang nodig heeft om de dienst te exploiteren, te beveiligen of te ondersteunen.

Beveiliging van de verwerking

De verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen op grond van art. 32, waaronder: scheiding van de gegevens van elke klant, zodat de ene klant de gegevens van een andere niet kan lezen; versleuteling van gegevens tijdens de overdracht; opslag van wachtwoorden en geheimen van API-sleutels uitsluitend in niet-omkeerbare vorm, behalve de eigen sleutel van de verwerkingsverantwoordelijke bij de aanbieder van het taalmodel, die versleuteld wordt bewaard met een sleutel die alleen op de applicatieserver staat; toegang die beperkt is tot met naam aangewezen beheerders met multifactorauthenticatie; versleutelde externe back-ups; een auditlog van geprivilegieerde beheerhandelingen waaraan alleen kan worden toegevoegd; en logging en monitoring van de productieomgeving. De maatregelen worden herzien naarmate de dienst verandert, en mogen worden verbeterd, mits het beschermingsniveau niet wordt verlaagd.

Subverwerkers

De verwerkingsverantwoordelijke verleent de verwerker algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen. De huidige subverwerkers, wat elk van hen doet en waar elk is gevestigd, worden gepubliceerd op de pagina Subverwerkers, die deel uitmaakt van deze overeenkomst.

De verwerker kondigt ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail aan het e-mailadres van het account aan dat een nieuwe of vervangende subverwerker met de verwerking gaat beginnen, en de verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn op redelijke gronden van gegevensbescherming bezwaar maken; de bezwaarprocedure en het bijbehorende rechtsmiddel van beëindiging en terugbetaling worden op die pagina beschreven. De verwerker legt elke subverwerker verplichtingen inzake gegevensbescherming op die niet minder beschermend zijn dan die in deze overeenkomst, en blijft jegens de verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de subverwerker.

De subverwerker die geplakte bestelberichten leest, wordt alleen ingeschakeld voor een verwerkingsverantwoordelijke die zijn eigen API-sleutel bij die aanbieder koppelt: elke aanroep gebeurt met die sleutel en wordt in rekening gebracht bij het account van de verwerkingsverantwoordelijke bij de aanbieder, en voor geen enkele andere verwerkingsverantwoordelijke wordt er iets naar verzonden.

Internationale doorgiften

De applicatie, de database, de back-ups en de operationele logs blijven in de Europese Unie. Wanneer een subverwerker buiten de EU of de EER is gevestigd — momenteel voor de bezorging van e-mail, het lezen van geplakte bestelberichten, en voor de betalingsverwerking via verdere doorgifte — vindt de doorgifte plaats op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, samen met de hierboven beschreven technische maatregelen. Elke dergelijke doorgifte en de bijbehorende waarborg worden vermeld op de pagina Subverwerkers.

Bijstand bij de rechten van betrokkenen

Rekening houdend met de aard van de verwerking verleent de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bijstand bij het beantwoorden van verzoeken om uitoefening van de rechten uit hoofdstuk III AVG — inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. De dienst geeft de verwerkingsverantwoordelijke rechtstreeks toegang tot de gegevens in zijn eigen account, en laat hem zelf de registraties van klanten en leveranciers, conceptzendingen en zijn openbare contactgegevens corrigeren. Afgegeven paspoorten, en zendingen die zijn bevestigd, verzonden of geannuleerd, blijven ongewijzigd bewaard zoals beschreven in de Servicevoorwaarden, en de verwerkingsverantwoordelijke kan registraties van klanten, leveranciers of zendingen niet zelf verwijderen; wanneer de verwerkingsverantwoordelijke een dergelijke registratie gecorrigeerd of verwijderd wil hebben, doet de verwerker dat op schriftelijke instructie van de verwerkingsverantwoordelijke, met inachtneming van de bewaaruitzondering onder “Verwijdering en teruggave”. Als een betrokkene rechtstreeks contact opneemt met de verwerker over gegevens in het account van een verwerkingsverantwoordelijke, gaat de verwerker daar niet inhoudelijk op in en stuurt hij het verzoek zonder onredelijke vertraging door naar de verwerkingsverantwoordelijke.

Melding van inbreuken en andere bijstand

De verwerker brengt de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging op de hoogte nadat hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die betrekking heeft op de gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, met de informatie waarover hij redelijkerwijs beschikt en met nadere informatie zodra die beschikbaar komt. Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover hij beschikt, verleent de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke ook bijstand bij het nakomen van de artikelen 32 tot en met 36 — beveiliging, melding van inbreuken aan de toezichthoudende autoriteit en aan betrokkenen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging.

Verwijdering en teruggave

Bij beëindiging van het account wist de verwerker de persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke of bezorgt hij deze naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke aan hem terug, en verwijdert hij bestaande kopieën, tenzij verdere opslag Unierechtelijk of lidstatelijk verplicht is. Die uitzondering is hier niet theoretisch: traceerbaarheidsregistraties van plantenpaspoorten moeten op grond van de toepasselijke fytosanitaire regels ten minste drie jaar worden bewaard, zodat registraties van afgegeven en ongeldig gemaakte paspoorten en de traceerbaarheidsgegevens die eraan zijn gekoppeld gedurende die periode worden bewaard en daarna worden verwijderd. Gedurende die periode worden ze uitsluitend voor dat wettelijke doel bewaard en niet anderszins verwerkt. Registraties van zendingen, en de registraties van klanten en leveranciers waarnaar ze verwijzen, vormen de door dezelfde regels voorgeschreven registratie van aan wie elke plant is geleverd, en worden daarom op dezelfde grondslag bewaard.

Een ingelogde gebruiker kan vanuit Accountinstellingen op elk moment een met het wachtwoord bevestigd verzoek tot gegevensverwijdering indienen; na afronding worden de inlog- en profielgegevens en de identiteit van het account en de marktdeelnemer geanonimiseerd, worden het adres en het btw-nummer van de marktdeelnemer, de openbare contactgegevens, het logo, de bewaarde kopieën van de pakbonnen, de e-mailadressen, telefoonnummers en contactpersonen van de klanten en leveranciers, de adressen waarnaar de documenten van zendingen zijn gemaild, de vermelding in de bedrijvengids, de beschikbaarheidslijst en alle bestelaanvragen, via die lijst gestuurd of door de verwerkingsverantwoordelijke ingevoerd, en de openstaande uitnodigingen verwijderd, en worden actieve toegangsgegevens ingetrokken, met inachtneming van dezelfde bewaaruitzondering.

Informatie en audits

De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke de informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van art. 28 aan te tonen, en maakt audits, waaronder inspecties, door de verwerkingsverantwoordelijke of een door hem gemachtigde controleur mogelijk en draagt daaraan bij. In eerste instantie beantwoordt de verwerker een redelijk schriftelijk verzoek om informatie. Een audit ter plaatse kan ten hoogste eenmaal per periode van twaalf maanden worden aangevraagd, met een schriftelijke aankondiging van ten minste 30 dagen, tijdens kantooruren, zonder onredelijke verstoring van de dienst, onder voorbehoud van geheimhouding, en op kosten van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming in de naleving aan het licht brengt.

Aansprakelijkheid en rangorde

Aansprakelijkheid op grond van deze overeenkomst is onderworpen aan de beperkingen in de Servicevoorwaarden, behalve voor zover die beperkingen niet rechtsgeldig kunnen worden toegepast op verplichtingen inzake gegevensbescherming. Als deze overeenkomst over de verwerking van persoonsgegevens strijdig is met de Servicevoorwaarden, heeft deze overeenkomst voorrang; wanneer de standaardcontractbepalingen op een doorgifte van toepassing zijn, hebben die bepalingen voorrang op beide.