Codice di tracciabilità e registrazioni: cosa conservare e per quanto
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L'elemento C del passaporto delle piante è il codice di tracciabilità: collega le piante alla partita, al lotto o all'unità di vendita a cui appartengono, nei registri di chi ha rilasciato il passaporto. Questa guida spiega cosa identifica il codice, chi ne decide il formato e quando si può omettere, poi quali dati conservare e per quanto tempo, cosa verificano i Servizi fitosanitari e un lotto seguito dal codice fino ai registri.
Spiega il Regolamento (UE) 2016/2031 in parole semplici e non è una consulenza legale: per un caso specifico, rivolgiti al Servizio fitosanitario della tua Regione. Regolamento (UE) 2016/2031, testo consolidato del 6 luglio 2026, su EUR-Lex
Cosa identifica il codice di tracciabilità?
- Una partita, un lotto o un'unità di vendita. Il Regolamento definisce il codice di tracciabilità come un codice alfabetico, numerico o alfanumerico che ne identifica uno a fini di tracciabilità, e che può fare riferimento a un lotto, una partita, una serie, una data di produzione o documenti dell'operatore (Reg. (UE) 2016/2031, art. 2, punto 21).
- L'unità di vendita è la più piccola unità, commerciale o di altro tipo, utilizzabile nella fase di commercializzazione interessata: una parte del lotto o il lotto intero (art. 2, punto 8). Il Servizio fitosanitario del Veneto fa degli esempi: la singola pianta, il vaso, il fascio o il contenitore.
- Sull'etichetta, C è la lettera C seguita da quel codice, sia nel passaporto per lo spostamento nell'UE sia nel passaporto PZ (allegato VII, parti A e B).
- Un codice a barre, un QR code, un ologramma, un chip o un altro supporto di dati sull'unità di vendita può integrare il codice, ma non lo sostituisce (allegato VII, parte A, punto 2; Reg. di esecuzione (UE) 2017/2313, allegato).
Chi ne decide il formato?
Chi rilascia il passaporto. Il Regolamento non fissa un formato, chiede solo che il codice identifichi la partita, il lotto o l'unità di vendita, e il Servizio fitosanitario dell'Umbria scrive chiaramente che la composizione del codice è a discrezione dell'operatore.
Alcune Regioni italiane chiedono però un inizio fisso. Il vademecum 2026 del Veneto compone il codice con la sigla della provincia in cui si trova il centro aziendale, il numero progressivo del centro e poi un codice di tracciabilità definito dall'operatore, come in VR-01-XXXXX; il Servizio dell'Umbria chiede le stesse tre parti (nel suo esempio PG 0001 XXXXXXX), richiamando una nota tecnica del Ministero dell'agricoltura del 2019. Chiedi al Servizio fitosanitario della tua Regione quale forma si aspetta.
Fonti: Regione Veneto, vademecum passaporto delle piante 2026 (PDF); Regione Umbria, il passaporto delle piante (PDF)
Quando si può omettere l'elemento C?
Solo nel passaporto per lo spostamento nell'UE, e solo per le piante da impianto che soddisfano entrambe queste condizioni (art. 83, par. 2):
- sono pronte per la vendita all'utilizzatore finale senza ulteriore preparazione e non presentano rischi di diffusione di organismi nocivi da quarantena rilevanti per l'Unione o di organismi soggetti a misure d'emergenza dell'UE;
- non appartengono a tipi o specie dell'elenco della Commissione.
L'elenco, nel Reg. di esecuzione (UE) 2020/1770, comprende le piante da impianto, escluse le sementi, di Citrus, Coffea, oleandro (Nerium oleander), olivo (Olea europaea), Polygala myrtifolia, mandorlo (Prunus dulcis), rosmarino (Salvia rosmarinus), patata (Solanum tuberosum) e cinque lavande: Lavandula angustifolia, L. dentata, L. × intermedia, L. latifolia e L. stoechas. Quattro delle lavande e il rosmarino vi figurano dal 1° luglio 2025 (Reg. di esecuzione (UE) 2024/2507).
L'elenco, testo ufficiale: Reg. di esecuzione (UE) 2020/1770, testo consolidato del 1° luglio 2025, su EUR-Lex
Anche il passaporto PZ riporta il codice C: la deroga riguarda solo il passaporto per lo spostamento nell'UE (art. 83, par. 2 e 4). I passaporti inseriti nell'etichetta ufficiale di certificazione di sementi o materiali di moltiplicazione certificati seguono un proprio schema, senza la riga C (art. 83, par. 5; allegato VII, parti C e D).
Omettere C è consentito, mai obbligatorio. In ogni caso, i dati qui sotto vanno conservati.
Tutti gli elementi dell'etichetta, dalla A alla D: Leggere l'etichetta, parte per parte
Quali dati conservare, e per quanto tempo?
Se ricevi o fornisci piante soggette a passaporto, registra i dati unità di vendita per unità di vendita (art. 69):
- Per ciò che ricevi: gli operatori professionali che te l'hanno fornito (art. 69, par. 1).
- Per ciò che fornisci: gli operatori professionali ai quali l'hai fornito (art. 69, par. 2). L'articolo chiede gli operatori professionali, non gli acquirenti privati.
- Per ogni passaporto che rilasci: se del caso, chi ha fornito l'unità di vendita, a chi l'hai fornita e le informazioni pertinenti relative al passaporto (art. 69, par. 3).
- Conserva tutto per almeno tre anni dalla data in cui le piante ti sono state fornite o le hai fornite, e trasmettilo al Servizio fitosanitario se lo chiede (art. 69, par. 4 e 6).
- Contano anche gli spostamenti interni: servono sistemi o procedure che traccino queste piante all'interno e tra i tuoi siti, e le informazioni che registrano vanno messe a disposizione del Servizio fitosanitario su richiesta (art. 70). Vale anche quando tra i tuoi siti il passaporto non serve, come tra centri aziendali nella stessa provincia (D.Lgs. 19/2021, art. 37, c. 8).
- Se un passaporto sulle piante sotto il tuo controllo viene annullato, da te o dal Servizio fitosanitario, conservalo, o il suo contenuto, per almeno tre anni. Va bene una banca dati informatica, purché contenga anche i dati di un eventuale codice a barre o altro supporto di dati e l'indicazione dell'annullamento (art. 95, par. 3).
Se sei autorizzato a rilasciare passaporti, conserva anche questi dati, ciascuno per almeno tre anni:
- i risultati degli esami alla base dei tuoi passaporti (art. 87, par. 3, lettera d);
- i punti del processo di produzione, e quelli relativi allo spostamento delle piante, critici per il rispetto delle norme fitosanitarie, e come li controlli (art. 90, par. 1);
- ogni passaporto sostituito, o il suo contenuto (art. 93, par. 5). Va bene una banca dati informatica, purché contenga anche i dati di un eventuale codice a barre o altro supporto di dati che integra il codice.
La normativa non dice come tenere i dati di tracciabilità. Come scrive il Servizio fitosanitario del Veneto, ogni operatore decide come effettuare la registrazione, in base alla propria organizzazione aziendale. Regione Veneto, il passaporto delle piante
In Italia, all'operatore che viola l'obbligo di registrazione e conservazione dei dati e non garantisce i sistemi di tracciabilità previsti dall'art. 69 si applica una sanzione da 1.000 a 6.000 euro (D.Lgs. 19/2021, art. 55, c. 17).
Tutte le sanzioni sul passaporto previste dalla legge italiana: Sanzioni per il passaporto delle piante: cosa prevede il D.Lgs. 19/2021
Hai ricevuto piante e hai dubbi sul loro passaporto? Verificare un passaporto ricevuto
Cosa chiede di vedere l'ispettore?
Il Servizio fitosanitario ispeziona gli operatori autorizzati a rilasciare passaporti almeno una volta all'anno, o con frequenza ridotta se l'operatore attua un piano di gestione dei rischi approvato (art. 91, par. 1, e art. 92, par. 1). Due Regioni italiane pubblicano cosa guardano i loro ispettori.
Il Servizio fitosanitario della Toscana elenca i controlli principali:
- lo stato fitosanitario delle piante coltivate nei tuoi siti;
- la corretta compilazione del modello che descrive i punti critici del processo produttivo (il suo mod. A);
- la corretta compilazione del registro degli esami visivi effettuati per rilasciare i passaporti (il suo mod. B);
- il formato dei passaporti emessi, la loro registrazione e conservazione;
- i sistemi e le procedure per rispettare gli obblighi di tracciabilità.
Regione Toscana, controlli annuali agli operatori professionali autorizzati
Il Veneto chiede di consentire al personale del Servizio l'accesso ai siti di produzione e a tutta la documentazione necessaria: ad esempio registrazioni di tracciabilità, autocontrolli, passaporti, documenti sulla disponibilità dei terreni e accordi di prestazione di servizio. Regione Veneto, obblighi delle ditte vivaistiche registrate al RUOP (PDF)
Cosa trovano: nel 2024 il Servizio della Toscana ha ispezionato 652 operatori autorizzati, e 576 dei 666 verbali (86%) si sono chiusi senza alcuna raccomandazione. I punti deboli indicati sono gli esami delle piante alla base di ogni passaporto e la loro registrazione, e sistemi di tracciabilità presenti ma non efficaci per la realtà aziendale. Regione Toscana, rapporto annuale delle attività 2024 del Servizio fitosanitario (PDF)
Sono gli elenchi di due Regioni. Il Servizio fitosanitario della tua Regione può dirti cosa chiedono i suoi ispettori.
Un esempio: un lotto, dal codice ai registri
Un vivaio in provincia di Verona, in Veneto, coltiva olivi nel suo primo centro aziendale. L'olivo è nell'elenco della Commissione, quindi i suoi passaporti devono riportare C. Il vivaio compone il codice del lotto come indica il vademecum del Veneto: VR per la provincia, 01 per il centro aziendale, poi il proprio codice di lotto, OL25-014, cioè VR-01-OL25-014.
- A — Denominazione botanica: la specie e, facoltativamente, la varietà.
- B — Operatore professionale: IT, poi il codice RUOP del vivaio.
- C — Codice di tracciabilità: il codice del lotto, VR-01-OL25-014.
- D — Paese di origine: IT, il Paese in cui gli olivi sono stati coltivati.
I dati registrati dietro quel passaporto:
- 10 marzo 2025, acquisto: 300 talee radicate da un altro vivaio, registrate con il codice RUOP di quel vivaio (art. 69, par. 1). Annotare anche il codice C del passaporto che le accompagnava collega il nuovo lotto a quello del fornitore.
- Lo stesso giorno, apertura del lotto: le 300 piante diventano il lotto VR-01-OL25-014, nel centro aziendale 01.
- 2 aprile 2026, esame: l'esame visivo del lotto prima di rilasciare qualsiasi passaporto, con data ed esito (art. 87, par. 3, lettera d).
- 14 aprile 2026, fornitura: 40 olivi a un garden center di Padova, ciascuno con un passaporto con C VR-01-OL25-014, registrati con il codice RUOP del garden center e i passaporti rilasciati (art. 69, par. 2 e 3).
- Conservazione almeno fino al 10 marzo 2028 per le talee e al 14 aprile 2029 per la fornitura, tre anni da ciascuna fornitura (art. 69, par. 4), e dell'esito dell'esame almeno fino al 2 aprile 2029 (art. 87, par. 3, lettera d).
Se l'ispettore sceglie uno di quei passaporti, VR-01-OL25-014 riporta indietro al fornitore delle talee, all'esame e al centro aziendale in cui sono cresciuti gli olivi, e avanti fino al garden center.
Il codice e i registri in FloraPass
In FloraPass ogni lotto ha il codice di tracciabilità che gli assegni, nella forma che chiede la tua Regione, e ogni passaporto rilasciato da quel lotto lo stampa come C, anche per le piante che potrebbero ometterlo. Fornitori, clienti e ogni passaporto che rilasci, sostituisci o annulli restano nel registro, e un dossier di richiamo mostra ogni passaporto rilasciato da un lotto e ogni cliente che l'ha ricevuto.