De traceerbaarheidscode (element C) en de gegevens die je moet bewaren
Gepubliceerd: · Laatst bijgewerkt:
Element C op een plantenpaspoort is de traceerbaarheidscode: die koppelt de planten aan hun zending, partij of handelseenheid in de administratie van wie het paspoort heeft afgegeven. Deze gids legt uit wat de code aanduidt, wie de opmaak bepaalt en wanneer de code mag ontbreken. Daarna lees je welke gegevens je moet bewaren en hoe lang, wat fytosanitaire diensten controleren, en volg je één partij van de code tot de administratie.
Ze legt Verordening (EU) 2016/2031 in gewone woorden uit en is geen juridisch advies: neem voor een concreet geval contact op met je fytosanitaire dienst. Verordening (EU) 2016/2031, geconsolideerde tekst van 6 juli 2026, op EUR-Lex
Wat duidt de traceerbaarheidscode aan?
- Een zending, een partij of een handelseenheid. De Verordening omschrijft de traceerbaarheidscode als een letter-, cijfer- of alfanumerieke code die een daarvan identificeert voor traceerbaarheid, en die kan verwijzen naar een partij, batch, serie, productiedatum of naar documenten van het bedrijf (Verordening (EU) 2016/2031, art. 2, punt 21).
- Een handelseenheid is de kleinste commercieel toepasbare of anders bruikbare eenheid in het betrokken afzetstadium: een deel van een partij, of de hele partij (art. 2, punt 8). De fytosanitaire dienst van Veneto geeft voorbeelden: een losse plant, een pot, een bos of een container.
- Op het label staat bij C de letter C, gevolgd door die code, op het paspoort voor verkeer binnen de EU en op het PZ-paspoort (bijlage VII, delen A en B).
- Een streepjescode, QR-code, hologram, chip of andere gegevensdrager op de handelseenheid mag de code aanvullen, maar vervangt hem niet (bijlage VII, deel A, punt 2; Uitvoeringsverordening (EU) 2017/2313, bijlage).
Wie bepaalt de opmaak?
Wie het paspoort afgeeft. De Verordening schrijft geen opmaak voor, alleen dat de code de zending, partij of handelseenheid identificeert, en de fytosanitaire dienst van Umbrië zegt het ronduit: hoe de code is opgebouwd, bepaalt de marktdeelnemer zelf.
Sommige Italiaanse regio's vragen wel om een vast begin. Het vademecum 2026 van Veneto bouwt de code op uit de provincie waar de bedrijfslocatie (centro aziendale) ligt, het volgnummer van die locatie en daarna een traceerbaarheidscode die het bedrijf zelf kiest, zoals in VR-01-XXXXX. De dienst van Umbrië vraagt dezelfde drie delen (in zijn voorbeeld PG 0001 XXXXXXX) en verwijst naar een technische nota van het Italiaanse landbouwministerie uit 2019. Vraag de dienst van je eigen regio welke vorm hij verwacht.
Bronnen, in het Italiaans: Regione Veneto, vademecum plantenpaspoort 2026 (PDF); Regione Umbria, het plantenpaspoort (PDF)
Wanneer mag element C ontbreken?
Alleen op het paspoort voor verkeer binnen de EU, en alleen bij voor opplant bestemde planten die aan beide voorwaarden voldoen (art. 83, lid 2):
- ze zijn zonder verdere voorbereiding klaar voor verkoop aan eindgebruikers, en er is geen risico op verspreiding van EU-quarantaineorganismen of van plaagorganismen waarvoor EU-noodmaatregelen gelden;
- ze behoren niet tot een categorie of soort op de lijst van de Commissie.
Die lijst, in Uitvoeringsverordening (EU) 2020/1770, omvat voor opplant bestemde planten, met uitzondering van zaden, van Citrus, Coffea, oleander (Nerium oleander), olijf (Olea europaea), Polygala myrtifolia, amandel (Prunus dulcis), rozemarijn (Salvia rosmarinus), aardappel (Solanum tuberosum) en vijf soorten lavendel: Lavandula angustifolia, L. dentata, L. × intermedia, L. latifolia en L. stoechas. Vier van die lavendels en rozemarijn staan er sinds 1 juli 2025 op (Uitvoeringsverordening (EU) 2024/2507).
De lijst, letterlijk: Uitvoeringsverordening (EU) 2020/1770, geconsolideerde tekst van 1 juli 2025, op EUR-Lex
Ook een PZ-paspoort heeft een C: de uitzondering geldt alleen voor het paspoort voor verkeer binnen de EU (art. 83, leden 2 en 4). Paspoorten die deel uitmaken van het officiële certificeringslabel van zaad of gecertificeerd teeltmateriaal hebben een eigen opmaak, zonder regel C (art. 83, lid 5; bijlage VII, delen C en D).
C weglaten mag, maar hoeft nooit. Hoe dan ook bewaar je de gegevens hieronder.
Alle elementen van het label, van A tot D: Het label lezen, deel voor deel
Welke gegevens moet je bewaren, en hoe lang?
Ontvang of lever je paspoortplichtige planten, houd dan per handelseenheid een register bij (art. 69):
- Voor wat je ontvangt: de professionele marktdeelnemers die het aan je hebben geleverd (art. 69, lid 1).
- Voor wat je levert: de professionele marktdeelnemers aan wie je het hebt geleverd (art. 69, lid 2). Het artikel vraagt om professionele marktdeelnemers, niet om particuliere kopers.
- Voor elk paspoort dat je afgeeft: in voorkomend geval wie de handelseenheid heeft geleverd, aan wie je die hebt geleverd, en de relevante informatie over het paspoort (art. 69, lid 3).
- Bewaar alles ten minste drie jaar na de datum waarop de planten aan of door jou zijn geleverd, en geef het aan de fytosanitaire dienst als die erom vraagt (art. 69, leden 4 en 6).
- Ook verplaatsingen binnen je bedrijf tellen: je hebt een systeem of procedure die deze planten volgt binnen en tussen je eigen bedrijfsruimten, en je stelt de informatie daaruit op verzoek ter beschikking van de fytosanitaire dienst (art. 70). Dat geldt ook als tussen je locaties geen paspoort nodig is, zoals in Italië tussen locaties in dezelfde provincie (D.Lgs. 19/2021, art. 37, lid 8).
- Wordt een paspoort op planten onder jouw beheer ongeldig gemaakt, door jou of door de fytosanitaire dienst, bewaar het dan, of de inhoud ervan, ten minste drie jaar. Een computerdatabase volstaat, als die ook bevat wat een eventuele streepjescode of andere gegevensdrager bevatte, en een vermelding dat het paspoort ongeldig is gemaakt (art. 95, lid 3).
Ben je erkend om paspoorten af te geven, bewaar dan ook deze gegevens, elk ten minste drie jaar:
- de resultaten van de onderzoeken die aan je paspoorten ten grondslag liggen (art. 87, lid 3, onder d);
- de punten in je productieproces en bij het verkeer van je planten die kritiek zijn voor de naleving van de fytosanitaire voorschriften, en hoe je ze bewaakt (art. 90, lid 1);
- elk paspoort dat je hebt vervangen, of de inhoud ervan (art. 93, lid 5). Een computerdatabase volstaat, als die ook bevat wat een eventuele streepjescode of andere gegevensdrager bij de code bevatte.
De wet zegt niet hoe je de traceerbaarheidsgegevens bijhoudt. Zoals de fytosanitaire dienst van Veneto het zegt: elk bedrijf bepaalt zelf hoe het de traceerbaarheid vastlegt, op basis van zijn eigen organisatie. Regione Veneto, het plantenpaspoort (in het Italiaans)
In Italië krijgt een marktdeelnemer die de plicht schendt om de gegevens vast te leggen en te bewaren en niet zorgt voor de traceerbaarheidssystemen die art. 69 vereist, een boete van € 1.000 tot € 6.000 (D.Lgs. 19/2021, art. 55, c. 17).
Alle boetes rond het plantenpaspoort in de Italiaanse wet: Boetes voor het plantenpaspoort in Italië (D.Lgs. 19/2021)
Planten ontvangen en twijfel je over hun paspoort? Een ontvangen paspoort controleren
Wat wil een inspecteur zien?
De fytosanitaire dienst inspecteert bedrijven die erkend zijn om paspoorten af te geven ten minste eenmaal per jaar, of minder vaak als het bedrijf een goedgekeurd plan voor de beheersing van risico's op plaagorganismen uitvoert (art. 91, lid 1, en art. 92, lid 1). Twee Italiaanse regio's maken bekend waar hun inspecteurs naar kijken.
De fytosanitaire dienst van Toscane noemt de belangrijkste controles:
- de gezondheid van de planten die op je locaties worden gekweekt;
- het formulier dat de kritieke punten van je productieproces beschrijft (het model A van de dienst);
- het register van de visuele onderzoeken die je hebt uitgevoerd om paspoorten af te geven (het model B van de dienst);
- de opmaak van de paspoorten die je hebt afgegeven, en hoe die zijn vastgelegd en bewaard;
- de systemen en procedures waarmee je aan de traceerbaarheidsverplichtingen voldoet.
Regione Toscana, jaarlijkse controles bij erkende marktdeelnemers (in het Italiaans)
Veneto vraagt bedrijven om het personeel van de dienst toegang te geven tot hun productielocaties en tot alle benodigde documenten: bijvoorbeeld de traceerbaarheidsgegevens, eigen controles, paspoorten, documenten waaruit blijkt dat ze de grond mogen gebruiken, en dienstverleningsovereenkomsten. Regione Veneto, verplichtingen van in het RUOP geregistreerde kwekerijen (PDF, in het Italiaans)
Wat ze vinden: in 2024 inspecteerde de dienst van Toscane 652 erkende bedrijven, en 576 van de 666 inspectierapporten (86%) eindigden zonder aanbeveling. Als zwakke punten noemt de dienst het onderzoek van de planten dat aan elk paspoort ten grondslag ligt en de manier waarop dat wordt vastgelegd, en traceerbaarheidssystemen die er wel waren maar voor het bedrijf niet doeltreffend waren. Regione Toscana, jaarverslag 2024 van de fytosanitaire dienst (PDF, in het Italiaans)
Dit zijn de lijsten van twee regio's. De fytosanitaire dienst van je eigen regio kan je vertellen waar zijn inspecteurs om vragen.
Een voorbeeld: één partij, van de code tot de administratie
Een kwekerij in de provincie Verona, in Veneto, kweekt olijfbomen op haar eerste locatie. Olijf staat op de lijst van de Commissie, dus haar paspoorten moeten een C hebben. De kwekerij bouwt de code van de partij op zoals het vademecum van Veneto laat zien: VR voor de provincie, 01 voor de locatie, daarna haar eigen partijcode, OL25-014, samen VR-01-OL25-014.
- A — Botanische naam: de soort en, naar keuze, het ras.
- B — Professionele marktdeelnemer: IT, dan de RUOP-code van de kwekerij.
- C — Traceerbaarheidscode: de code van de partij, VR-01-OL25-014.
- D — Land van oorsprong: IT, het land waar de bomen zijn gekweekt.
De administratie achter dat paspoort:
- 10 maart 2025, ingekocht: 300 bewortelde stekken van een andere kwekerij, vastgelegd met de RUOP-code van die kwekerij (art. 69, lid 1). Wie ook de C noteert van het paspoort waarmee ze kwamen, koppelt de nieuwe partij aan die van de leverancier.
- Dezelfde dag, partij aangemaakt: de 300 planten worden partij VR-01-OL25-014, op locatie 01.
- 2 april 2026, onderzocht: het visuele onderzoek van de partij voordat er een paspoort wordt afgegeven, met datum en resultaat (art. 87, lid 3, onder d).
- 14 april 2026, geleverd: 40 bomen aan een tuincentrum in Padua, elk met een paspoort met C VR-01-OL25-014, vastgelegd met de RUOP-code van het tuincentrum en de afgegeven paspoorten (art. 69, leden 2 en 3).
- Bewaard tot ten minste 10 maart 2028 voor de stekken en 14 april 2029 voor de levering, drie jaar na elke levering (art. 69, lid 4), en het resultaat van het onderzoek tot ten minste 2 april 2029 (art. 87, lid 3, onder d).
Kiest een inspecteur een van die paspoorten, dan leidt VR-01-OL25-014 terug naar de leverancier van de stekken, het onderzoek en de locatie waar de bomen zijn gegroeid, en vooruit naar het tuincentrum.
De code en de administratie in FloraPass
In FloraPass heeft elke partij de traceerbaarheidscode die jij haar geeft, in de vorm die je regio verwacht, en elk paspoort uit die partij drukt die code af als C, ook bij planten die hem zouden mogen weglaten. Leveranciers, klanten en elk paspoort dat je afgeeft, vervangt of ongeldig maakt, blijven in de administratie, en een terugroepdossier toont elk paspoort uit één partij en elke klant die het heeft ontvangen.